Gefälschte Rechnung erkennen, bevor Sie zahlen
Gefälschte Rechnungen sehen selten falsch aus. Meist ist es die echte Rechnung eines echten Lieferanten, an der nur die Bankverbindung geändert wurde, oder eine Rechnung für eine Leistung, die nie bestellt wurde. Diese Merkmale und Prüfschritte helfen, beides vor der Zahlung zu erkennen.
Fünf Prüfschritte vor jeder Zahlung
Stimmt die IBAN mit der überein, auf die Sie bisher an diesen Lieferanten gezahlt haben? Eine neue Bankverbindung ist kein Beweis für Betrug, aber immer ein Grund nachzufragen.
Rufen Sie unter der Nummer an, die Sie schon vorher kannten, etwa aus Vertrag oder Stammdaten. Nicht unter einer Nummer aus der E-Mail, mit der die Änderung kam. Wie das im Detail geht: Bankverbindung geändert.
Gibt es zu dieser Rechnung eine Bestellung, einen Auftrag oder einen Lieferschein? Rechnungen für Einträge in Verzeichnisse oder Register, die nie beauftragt wurden, sind eine verbreitete Masche.
Achten Sie auf die Domain hinter dem @: ein vertauschter Buchstabe, eine andere Endung oder ein zusätzlicher Bindestrich. Eine abweichende Antwortadresse ist ein weiteres Warnsignal.
Name, Anschrift, Rechnungsnummer und USt-IdNr. müssen stimmen. Eine USt-IdNr. lässt sich bei der EU über VIES bestätigen, eine IBAN über ihre Prüfziffer auf Tippfehler prüfen.
Woran Sie eine manipulierte Rechnung erkennen
Neue IBAN, bekannter Lieferant
Die häufigste Manipulation: Alles stimmt, nur die Bankverbindung ist neu. Oft kommt dazu ein Anschreiben, die Bank habe gewechselt oder das alte Konto sei gesperrt.
IBAN aus einem anderen Land
Der Lieferant sitzt in Deutschland, die IBAN beginnt aber mit einem anderen Länderkürzel. Das kann einen harmlosen Grund haben, fragen Sie trotzdem nach.
Ungewöhnliche Eile
Eine kurze Zahlungsfrist, ein angeblich drohender Lieferstopp oder eine Mahnung ohne vorherige Rechnung sollen verhindern, dass jemand genauer hinschaut.
Knapp unter der Freigabegrenze
Ein Betrag knapp unter der internen Freigabegrenze umgeht das Vier-Augen-Prinzip und verdient deshalb einen zweiten Blick.
Nachträglich bearbeitete Datei
Abweichende Schriften in einzelnen Feldern, verschobene Zahlen oder ein PDF aus einem anderen Programm als bei den bisherigen Rechnungen dieses Lieferanten deuten auf eine Bearbeitung hin.
Sichtbare und eingebettete Daten weichen ab
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung stehen die Daten zweimal in der Datei: im sichtbaren PDF und im eingebetteten XML. Wer nur das PDF bearbeitet, erzeugt eine Abweichung, etwa bei der IBAN. Die kostenlose Prüfung vergleicht beides.
Schon gezahlt? Das sollten Sie sofort tun
Bank sofort informieren
Rufen Sie Ihre Bank sofort an und bitten Sie darum, die Überweisung zurückzuholen. Je schneller, desto größer die Chance, dass das Geld noch nicht weitergeleitet wurde.
Anzeige erstatten
Erstatten Sie Anzeige bei der Polizei, viele Bundesländer bieten dafür eine Onlinewache. Das Aktenzeichen brauchen Bank und Versicherung.
Lieferanten warnen
Informieren Sie den echten Lieferanten über einen bekannten Kontaktweg. Oft ist sein E-Mail-Postfach übernommen, und weitere Kunden sind betroffen.
Versicherung prüfen
Prüfen Sie, ob eine Vertrauensschaden- oder Cyberversicherung den Schaden abdeckt, und melden Sie ihn dort früh.
So hilft der Rechnungscheck
Unser Rechnungscheck übernimmt die Schritte 1, 4 und 5 für jede Eingangsrechnung: Die Bankverbindung wird gegen Ihre Lieferanten-Historie abgeglichen, die USt-IdNr. live gegen EU-VIES und die Empfängerbank gegen die Bundesbank-Bankleitzahlendatei geprüft, und bei Eingang über die Postfach-Anbindung prüfen wir die Absenderdomain. Die formale Prüfung einzelner E-Rechnungen ist ohne Konto kostenlos.
Häufige Fragen: gefälschte Rechnungen
Wie erkenne ich eine gefälschte Rechnung?
Am zuverlässigsten am Abgleich mit dem, was Sie schon wissen: Stimmt die Bankverbindung mit früheren Zahlungen überein, gibt es eine Bestellung zur Leistung, passt die Absenderadresse? Weicht etwas ab, fragen Sie über einen bekannten Kontaktweg nach, bevor Sie zahlen.
Ist eine geänderte IBAN immer Betrug?
Nein. Unternehmen wechseln durchaus die Bank. Deshalb ist eine neue IBAN kein Beweis, aber immer ein Anlass für eine Rückfrage unter einer Nummer, die Sie vorher schon kannten.
Was sind Rechnungen für Verzeichniseinträge?
Schreiben, die wie eine Rechnung aussehen, aber einen nie bestellten Eintrag in ein Branchenverzeichnis oder Register abrechnen. Oft steht im Kleingedruckten, dass erst die Zahlung den Auftrag erteilt. Ohne Bestellung zahlen Sie nicht.
Kann ich eine Rechnung kostenlos prüfen lassen?
Ja. Eine E-Rechnung prüfen Sie ohne Konto kostenlos: formal nach EN 16931, dazu Prüfziffer und Land der IBAN und der Abgleich zwischen sichtbarem PDF und eingebetteten Daten. Mit kostenlosem Konto kommt der Abgleich gegen frühere Rechnungen desselben Lieferanten dazu.
Was tue ich, wenn ich bereits gezahlt habe?
Sofort die eigene Bank anrufen und um Rückholung der Überweisung bitten, danach Anzeige erstatten und den echten Lieferanten über einen bekannten Weg informieren. Zeit ist hier der wichtigste Faktor.
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